申报录入前的准备工作：出口报关单/进货发票/认证发票处理三方面的工作
报关单方面的工作：1、在关单右上角空白处，用铅笔标上出口发票号； 2、按出口日期，在国家外管局网站上查询出口日的人民币的外汇牌价，标准格式是100美元=XXX.xx人民币。用铅笔标注在出口发票号下面；
进货发票方面的工作：用铅笔在进货发票的空白处，标明出口发票号，并注明总张数和序号，标注格式可以为：17XXXXXX－4－1，2，3，4，其中17代表年份，XXXXXX代表出口发票号，4代表本单共有4张进货发票，1，2，3，4分别代表这是本单第N张发票。如果本单只有一张进货票，就是17XXXXXX－1－1。这样标注的好处是，一看就知道这个出口单下共有几张进货发票，此为第几张。
根据本人经验，把进货发票用曲别针别在出口报关单上，这样将来录资料时，就算前后翻动申报文件，也不会把申报文件搞混乱。
建立开票企业记事本文件，有些企业装备有发票认证设备，可以远程认证，并下载认证发票信息包，有些企业没有，做申报单据时，就要录入认证发票信息。其中涉及到开票企业的纳税人识别号，为了便于操作，建议建立一个TXT的开票企业信息记事本文件，需要录入某个企业的纳税人识别号时，复制，粘贴就可以完成，一是提高准确率，二是提高效率。
申报录入第一步：确认所属期:所属期是指申报的是什么期间的出口业务
如,所属期201707,可以申报2017年1至7月出口中的所有单据,而8月出关的不能被申报。
有的人喜欢把申报月当做所属期,这样当然可以顺利申报,那么问题来了,当2018年申报2017年12月的出口时,你能申报成201801或201802吗？
答案肯定是不行的。因为跨越年度了。
所以，科学的方法是，按照出口报关单的日期，把出口业务分成不同的所属期，比如201707申报的是2017年7月的出口业务，如果2017年7月一次没有申报完所有业务，还可以做成7月二次继续申报，如果还没有申报完，可以继续做成2017年7月三次…...这样做的好处是，看到所属期，你就可判断是几月报关出货的业务。将来查找时，也有方向和范围。
特别是年度末时，比如2018年1月或2月申报的是2017年11月和12月出口的单据时，不会产生所属期概念上的混乱和困惑。即使在2018年做的申报单，也清楚的知道是在申报2017年的出口业务。
当然还有一种情况就是业务量较小的企业，两个月或一个季度申报一次的企业，这种企业在做申报时，可以选择201703申报2017年1月、2月和3月的出口业务，或是将前之前月份剩余的几单并到本次的所属期内申报。比如在申报201707批次时，可以加上201705的N单和201706的M单合并在201707的批次中申报
申报录入第二步：认证发票信息导入和认证发票信息处理 对于有认证设备的企业,其认证信息结果可以从税务系统里下载,这类企业的退税申报人员有福了。可以将从税务机关认证的发票信息导入到申报系统里。 在申报系统的向导中找到外部数据采集里的认证发票信息读入。读入的文件是压缩文件，是从认证发票的信息中下载的，此为压缩包文件，千万不要打开，以免破坏压缩包。 很多企业没有做这一步，而是将认证发票信息直接录入进货数据录入中，虽然也能退税申报，但是不属于规范操作，这里不提倡。 另外，对于没有认证设备的企业,这类企业的退税申报人员要辛苦一点了。只能手工将税务机关认证的发票信息导入到申报系统里。 本人就是手工录入发票信息的,在录入发票的过程中,时常出现录错的问题,其中出错最多的就是对方税号。为了避免这种错误，可建立《开票企业信息记事本》,平时将开票企业的名称和税号录在里面,这个工作开始做时比较累,但是日积月累后,使用起来比较方便了。录到税号时,只要复制和粘贴就可以准确的录入信息。前提是你做的开票信息记事本没有错误。申报录入第三步：出口明细申报数据录入 出口明细录入，就是将出口报关单的信息，录入到申报系统里面。但是需要录的信息，有一些是报关单上没有的，比如汇率，这个就需要录之前去外管局网站上查询出口日的外汇牌价，系统默认的是100美元对应的人民币价格，所以，要以百位录入。如：686.75，如果在录的过程中停下来去查汇率就会影响效率，所以建议提前查好，用铅笔写在出口日期旁边。关联号的编排规则 很多新手不掌握正确的关联号编排规则，导致申报数据无法生成，或是生成错误信息，所以在录入出口明细时，重点讲一下关联号的编排规则。关联号由12位数字组成，比如：20170701012017=出口年份 07=所属月份 01=批次 01=本批序号比如，某公司7月出口10单，其中有6单符合申报条件，另有1单出口关单无信息，3单进项发票无信息无法申报，那么可以申报的6个报关的关联号可以编为：2017070101，2017070102……到2017070106，这样可以看出，批次号前10位在同一个批次里是不变的，只有后两位按流水号递增。(理论上一个批次从01到99，可以申报99张关单)。余下的四个关单再次申报时的关联号规则2017070201，2017070202……2017070204这次关联号的编排中，2017依旧是代表出口年份，07代表所属月份，02代表批次，01,02,03,04代表本批次的序号出口明细审核认可：出口明细录完后，选择所有信息的审核认可.申报录入第四步：进货明细申报数据录入因为我们做过认证发票信息处理，所以录进货信息时，我们只需要录入增值税发票右上角的8位编码，相关的发票信息就会自动加载，我们只需要核对一下就可以。可以回车确认相关信息。如果没有做认证发票信息处理，很多人要在这里一条一条的录信息。而认证发票信息处理是可以发票认证后就进行录入，不必在申报时才录入。认证发票信息处理，还可以解决两张关单开据一份进货发票的情况，在遇到这种情况时，按照关单数量分次录入，如果你录的数值不对，系统会提示你的数值不对，这时你可以仔细核对数量是否正确。如果你录的正确，则不必理会系统提示。在录入进货明细时，同样要录入关联号。因为前面已经很详细的讲过关联号的编排规则，这时你再录入关联号时，应该就不出现心存疑惑的情况，可以放心大胆的录入相关信息。进货明细中的序号就是进货发票张数的流水号.进货明细审核认可：进货明细录完后，选择所有信息的审核认可.第五步 三项检查1、出口明细录入完毕后做审核认可；2、进货明细录入完毕后做审核认可；3、以上审核做完后，就要做三项关联检查1) 进货出口数量关联检查；(表格空白为正常，如有数据显示则查看对应数据，并进行修改。)2) 换汇成本检查；（合理下限为5.00，合理上限为8.00。也会有部分货品的换回成本超出合理限制，一般换汇成本在3-9以内的在退税操作中是属于可以跳过的。）3) 申报数据一致性检查；（一致性检查显示通过即可，如有问题查阅数据进行修改。）三项检查通过后，才可以进行下一步。如果三项检查后出现错误提示，如果是数量数据错误的，要进行相关的修改；如果是换汇成本高的，需要在申报系统内做情况说明的录入。第六步 确认明细申报数据这一步没有什么特别的，点一下“确认明细申报数据”就可以了。第五步 退税汇总表录入及生成退税申报数据这一步要录入申报的所属期和批次，仔细核对后，点确认，并保存。然后 点击生成退税申报数据，生成的压缩包文件保存在桌面或指定文件夹，此压缩包就是退税申报系统用的文件，不可进行解压也不要打开，否则会造成数据破坏。第六步 预审打开 国税电子税务局纳税人端，点开 退税申报-办税区-退免税预申报 进行预审，通过预审之后，就可以打印申报文件，做纸质的申报文件。第七步 正式申报-打印申报文件如果电脑没有连接打印机，或者连接的打印机不能打印A3纸张的话，建议保存为PDF格式，拿去专门的打印店打印。所有纸质文件做好后，在端纳人端预审通过的申报文件可以转为正式申报，然后去税务大厅进行正式申报，在纳税人端做的转正式申报的必须当天申报
